ขั้นตอนการสร้างงานนำเสนอด้วยโปรแกรม
POWER POINT
1. ขั้นตอนการสร้างงานนำเสนอข้อมูล
การสร้างงานนำเสนอข้อมูลให้ได้ดีนั้น
ขึ้นอยู่กับองค์ประกอบหลายส่วน เริ่มตั้งแต่ข้อมูลที่จะใช้บรรยาย ลำดับการนำเสนอ
วิธีการนำเสนอ บรรยากาศในขณะบรรยาย ฯลฯ ปัจจัยต่างๆเหล่านี้ บางอย่างก็ควบคุมได้ บางอย่างก็ไม่สามารถ
แต่การเตรียมพร้อมในการบรรยายไว้ก่อน จะเป็นการดีที่สุด เพื่อที่จะได้แก้ปัญหาที่อาจจะเกิดขึ้นได้
ขั้นตอนในการสร้างงานนำเสนอข้อมูล เพื่อนำเสนอผลงาน มีดังต่อไปนี้
1. การวางแผน
ต้องทราบก่อนว่าการนำเสนอครั้งนี้มีจุดประสงค์หลักเพื่ออะไร
ต้องการให้อะไรกับผู้ฟังบ้างและที่สำคัญที่สุดคือผู้ฟังเป็นใคร เพื่อจะได้ใช้เตรียมการเรื่องข้อมูลและรูปแบบการนำเสนอได้เหมาะสมกับผู้ฟัง
2. การจัดเตรียมการนำเสนอ
ลำดับขั้นตอนการจัดทำสไลด์ทำได้หลายแบบ
บางท่านเริ่มจากสร้างสไลด์ก่อนแล้วค่อยเรียงลำดับสไลด์ทีหลัง บางท่านวางโครงร่างด้วยข้อความก่อน
ดังนั้นจะขอสรุปถึงขั้นตอนดังกล่าวได้ 8 ขั้นตอนดังนี้
2.1 เตรียมข้อมูลในสไลด์
การหาข้อมูลที่จะต้องใช้สำหรับการนำเสนอ
ควรเน้นเฉพาะข้อมูลที่เห็นว่าจำเป็นจริงๆ และเหมาะกับผู้ฟังกลุ่มเป้าหมายที่วางไว้
วิธีนี้จะช่วยในการวางกรอบของข้อมูลที่จะนำเสนอ
2.2 กำหนดหัวข้อหลักที่ใช้เป็นจุดขายสำคัญ
เมื่อได้ข้อมูลที่ต้องการครบแล้ว
ก็กำหนดหัวข้อที่สำคัญ โดยเลือกสิ่งที่น่าจะเป็นต้องตาต้องใจผู้ฟัง เพราะเป็นขั้นตอนแรกของความสำเร็จในงานนำเสนอ
2.3 วางโครงร่าง
เรียงลำดับหัวข้อว่าจะนำเสนอหัวข้อใดก่อนหลัง
จะกล่าวรายละเอียดหรือกล่าวอย่างคร่าวๆ การวางโครงร่างเป็นสิ่งที่สำคัญทำให้สามารถรวมความคิดทั้งหมดที่ใช้ในการนำเสนอและมีลำดับการนำเสนอที่ถูกต้อง
2.4 ตกแต่งเพื่อให้น่าสนใจ
หลังจากได้หัวข้อที่จะใส่ในแต่ละสไลด์แล้ว
ตอนนี้ก็ถึงเวลาที่จะทำให้สไลด์ดูเป็นมืออาชีพและน่าสนใจยิ่งขึ้นด้วยการตกแต่งสไลด์ให้ดูสวยงาม
โดยการใช้สีสัน ใส่รูปภาพ ใส่กราฟ ตาราง และลูกเล่นในการเปลี่ยนสไลด์หรือแสดงข้อความ
2.5 เตรียมข้อมูลเกี่ยวกับการตอบคำถาม
เราควรคาดเดาไว้ด้วยว่าผู้ฟังจะถามสิ่งใดบ้าง
เพื่อเตรียมสไลด์ไว้ในส่วนนี้
2.6 การเตรียมเวลาสำหรับการแสดงสไลด์
และคำถามจากผู้ฟัง
การควบคุมเวลาเป็นสิ่งสำคัญในการนำเสนอ
ต้องทราบก่อนว่ามีเวลาเท่าไร สำหรับการบรรยายทั้งหมด
และควรเผื่อเวลาสำหรับการตอบคำถามด้วย
2.7 ระบบการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล
และความผิดพลาดในสไลด์
ก่อนนำเสนอทุกครั้ง
ควรตรวจสอบให้ถี่ถ้วนอีกครั้ง ไม่ว่าจะเป็นการตรวจสอบตัวสะกด ลำดับสไลด์
การอ้างอิงข้อมูล หรือวันที่สำหรับนำเสนอ สิ่งเหล่านี้ไม่ควรผิดพลาด จะทำให้ดูไม่เป็นมืออาชีพ
2.8 เอกสารที่ใช้ประกอบการบรรยาย
สิ่งสุดท้ายที่สำคัญและขาดไม่ได้
คือเอกสารประกอบการบรรยายเพราะเอกสารเหล่านี้เป็นตัวดึงให้ผู้ฟังจดจ่ออยู่กับการบรรยาย
และยังสามารถจดโน้ตหรือคำถามที่สงสัยไว้ได้ เราควรเตรียมเอกสารไว้แจกให้เพียงพอกับผู้เข้าฟังการบรรยาย
3. การซักซ้อมก่อนการนำเสนอ
เมื่อสร้างงานนำเสนอเสร็จเรียบร้อยแล้ว
สิ่งที่ควรกระทำต่อไปคือการซักซ้อมเตรียมการก่อนการนำเสนอ เพื่อให้เกิดความชัดเจนในข้อมูลและเข้าใจอย่างถ่องแท้มีลำดับการนำเสนอที่ถูกต้อง
และยังทำให้เกิดความมั่นในมากขึ้น
4. การนำเสนอจริง
ในขณะบรรยาย ควรสร้างบรรยากาศที่ดีเป็นกันเองกับผู้ฟัง
ต้องใช้น้ำเสียง คำพูด กริยาท่าทางให้เหมาะสมกับผู้ฟังด้วย การนำเสนอจริงเป็นตัวพิสูจน์ว่าการเตรียมการของคุณมีประสิทธิภาพมากน้อยแค่ไหน
ถ้าคุณเตรียมการมาพร้อม นั่นก็ถือได้ว่าคุณประสบผลสำเร็จไปครึ่งหนึ่งแล้ว
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น