เรื่องที่ 2

อหาอัตโนมัติ )

        วิธีนี้ใช้เวลาในการสร้างงานนำเสนอไม่มาก เพียงแค่ตอบคำถามกับแก้ไขในแต่ละสไลด์เล็กน้อย ก็จะได้งานนำเสนอแล้ว

        PowerPoint 97 จะเตรียมหัวข้อการนำเสนอมาให้เลือก เมื่อเลือกได้แล้วโปแกรมจะกำหนดรูปแบบในสไลด์ให้อัตโนมัติทั้งหมด

        วิธีที่ 2 สร้างงานนำเสนอด้วย Template ( ออกแบบแม่แบบ )

       Template หมายถึง ต้นแบบของสไลด์ทั้งหมดที่อยู่ในงานนำเสนอนั้น เมื่อทำการสร้างสไลด์แผ่นใหม่ คุณสมบัติของสไลด์เดิมจะถูกถ่ายทอดไปยังสไลด์ใหม่ๆทันที

        วิธีนี้จะแตกต่างจากการสร้างสไลด์ด้วย AutoContent Wizard คือ ไม่ได้แนะนำหัวข้อ และรูปแบบการวางข้อความในสไลด์มาให้ เราต้องจัดวางเองทั้งหมด

        วิธีที่ 3 สร้างงานนำเสนอแบบ Blank Presentation ( สไลด์เปล่า )

        ถ้าไม่ชอบรูปแบบพื้นสไลด์ หรือสีสันที่โปรแกรมกำหนดมาให้ ก็สามารถสร้างสิ่งต่างๆในสไลด์ด้วยตัวเองได้ โดยเลือกสร้างงานนำเสนอแบบ Blank Presentation

  2.2  การสร้างงานนำเสนอด้วย AutoContent Wizard ( ตัวช่วยสร้างเนื้อหาอัตโนมัติ )

        การสร้างงานนำเสนอด้วย AutoContent Wizard เหมาะสำหรับผู้ที่เริ่มต้นใช้งาน PowerPoint หรือผู้ที่ไม่มีเวลาในการออกแบบสไลด์ เพราะการสร้างงานนำเสนอแบบนี้ง่ายและรวดเร็วที่สุด

วิธีการสร้างงานนำเสนอด้วย ตัวช่วยสร้างเนื้อหาอัตโนมัติมีรายละเอียดดังนี้

        1. เปิดโปรแกรม PowerPoint2000 จะพบหน้าต่าง กล่องโต้ตอบเริ่มต้น

        2. คลิกเลือก “ ตัวช่วยสร้างเนื้อหาอัตโนมัติ ”

        3. คลิกปุ่ม “ ตกลง ” เพื่อเริ่มสร้างงานอัตโนมัติ

        4. เริ่ม Start ขั้นตอนแรก คลิก “ ถัดไป >” เพื่อทำขั้นตอนต่อไป

        5. ขั้นตอน ชนิดของงานนำเสนอ คลิกเลือกประเภทของงานนำเสนอ

        6. คลิกเลือกชนิดของงานนำเสนอที่ต้องการแล้วคลิก “ ถัดไป >” เพื่อทำขั้นตอนต่อไป

        7. ขั้นตอน ลักษณะงานนำเสนอ ให้คลิกเลือกว่าจะแสดงผลงานนำเสนอนี้กับอุปกรณ์ใด

        8. ขั้นตอน ตัวเลือกงานนำเสนอ ให้ป้อนชื่อเรื่องคงที่จะนำเสนอ ข้อความท้ายกระดาษการกำหนดเพิ่มเติมว่าต้องการเพิ่มวันที่ปรับปรุงครั้งล่าสุด และหมายเลขภาพนิ่งหรือไม่ ถ้าต้องการให้คลิก P เลือกในช่องที่ต้องการ และคลิก “ ถัดไป >” เพื่อทำขั้นตอนต่อไป

        9. คลิก “ เสร็จสิ้น ” เป็นอันเสร็จสิ้นขั้นตอนของ ตัวช่วยสร้างเนื้อหาอัตโนมัติ

        ในกรณีที่ได้ซ่อน กล่องโต้ตอบเริ่มต้นไปแล้ว แต่ต้องการเรียกตัวช่วยสร้างเนื้อหาอัตโนมัติ อีก สามารถทำได้อีกวิธีหนึ่งโดยการเลือก คำสั่ง แฟ้ม > สร้าง จากนั้นให้คลิกที่แถบ General จะเห็นไอคอน ตัวช่วยสร้างเนื้อหาอัตโนมัติ เพียงเท่านี้ เราก็สามารถสร้างงานนำเสนอข้อมูลใหม่ได้โดยไม่จำเป็นต้องเปิดโปรแกรม PowerPoint ใหม่ทุกครั้ง

  2.3  การสร้างงานนำเสนอข้อมูลด้วย Template (แม่แบบ)

        เราได้ทราบวิธีการสร้างงานนำเสนอด้วย ตัวช่วยสร้างเนื้อหาอัตโนมัติ มาแล้วต่อไปเป็นการสร้างงานนำเสนอจาก Template (แม่แบบ) ซึ่งเป็นการสร้างรูปแบบให้กับสไลด์แผ่นอื่นๆ

ขั้นตอนในการสร้างงานนำเสนอจาก Template มีรายละเอียดดังนี้

        1. เปิดโปรแกรม PowerPoint ขึ้นมาใหม่ จะพบ “ กล่องโต้ตอบเริ่มต้น ”

        2. จากนั้นให้คลิกเลือกการสร้างงานนำเสนอด้วย “ แม่แบบ ”

        3. คลิกปุ่ม “ ตกลง ”

        4. คลิกเลือกรูปแบบ Template ที่ต้องการ โดยดูจากภาพแสดงตัวอย่างด้านขวา

        5. คลิกปุ่ม “ ตกลง ”

        6. คลิกเลือกรูปแบบเค้าโครงอัตโนมัติ (Presentation Designs) ซึ่งเป็นรูปแบบการจัดวางข้อความและรูปภาพในสไลด์

        7. คลิกปุ่ม “ ตกลง ”

        8. จะได้สไลด์หนึ่งแผ่น ที่มีสีสันพื้นหลังที่สวยงาม ส่วนเนื้อเรื่องและรูปภาพต่างต้องใส่เพิ่มเติมเอาเอง

        ในการสร้างงานนำเสนอแบบ Template นี้เมื่อเราเพิ่มสไลด์ใหม่ ก็จะได้รูปแบบของสไลด์เป็นแบบเดียวกันตลอดทั้งไฟล์ ทำให้ง่ายและสะดวกในการตกแต่งสีสันของพื้นหลัง ดังรูป

 

3.  การตกแต่งงานนำเสนอข้อมูล

        การตกแต่งสไลด์ให้ดูมีชีวิตชีวามากขึ้น อาจทำได้ด้วยการใส่รูปภาพประกอบสไลด์ โดยควรพิจารณาภาพและข้อความในสไลด์ให้เหมาะสมกันด้วย

        3.1  ขั้นตอนการใส่รูปภาพ

มีรายละเอียดดังนี้

        1. คลิกเมาส์ตำแหน่งที่จะวางรูปภาพ

        2. เลือกเมนูคำสั่ง แทรก > รูปภาพ > ภาพตัดปะ

        3. คลิกเลือกหมวดหมู่ที่ต้องการ

        4. คลิกปุ่ม “ แทรกคลิป ” หรือ คลิกขวา “ แทรก ”

         3.2  การใส่ลูกเล่นในขณะเปลี่ยนสไลด์

      ขั้นตอนการกำหนดลูกเล่นในขณะเปลี่ยนแผ่นสไลด์ มีรายละเอียดดังนี้
        1. คลิกที่ปุ่ม มุมมองตัวเรียงลำดับภาพนิ่ง หรือเลือกเมนูคำสั่ง มุมมอง>ตัวเรียงลำดับภาพนิ่ง
        2. คลิกเลือกสไลด์ที่ต้องการใส่เทคนิค ซึ่งสามารถเลือกทีละหลายๆสไลด์ก็ได้
        3. คลิกปุ่ม การเปลี่ยนภาพนิ่ง

 

        4. เลือกรูปแบบวิธีเปลี่ยนสไลด์ ซึ่งจะเห็นภาพตัวอย่างแสดงให้ดูไปพร้อมๆกับที่เลือก
        5. คลิกเลือกความเร็วในการเปลี่ยนสไลด์ ซึ่งเลือกได้ 3 ระดับ คือช้า ปานกลาง และเร็ว
        6. ในกรอบ ขั้นสูง ให้เลือกว่าจะเปลี่ยนสไลด์เมื่อใด
            6.1เมื่อคลิกเมาส์ หากต้องการเปลี่ยนสไลด์หลังการคลิก
            6.2อัตโนมัติ 3  วินาที หากต้องการให้เปลี่ยนสไลด์อัตโนมัติ โดยต้องกำหนดเวลาเป็นวินาทีไว้ด้วย จากรูป หมายถึง ให้เปลี่ยนแผ่นภายในเวลา 5 วินาทีเป็นต้น
        7. ในกรอบ เสียง ให้คลิกเลือกเสียงประกอบในขณะเปลี่ยนแผ่นสไลด์
        8. หากต้องการให้เกิดเสียงดังไปเรื่อยๆ จนกว่า จะมีเสียงอื่นให้คลิกในช่องสี่เหลี่ยมให้เป็นเครื่องหมาย üหน้า “วนรอบจนถึงเสียงถัดไป”
        9. คลิกปุ่ม “ใช้” เพื่อกำหนดค่าที่ตั้งไว้ มีผลกับสไลด์ที่ได้เลือกไว้ในขั้นตอนที่ 2 แต่ถ้าหากเลือก “ใช้กับทั้งหมด” หมายถึง กำหนดค่าที่ได้ตั้งไว้นี้กับทุกสไลด์
        10. ทดสอบผลลัพธ์ด้วยการเลือกเมนู มุมมอง>แสดงภาพนิ่ง เพื่อทดลองนำเสนอ

        3.3  การใส่ลูกเล่นการแสดงรูปภาพและข้อความ

ขั้นตอนการเลือกใช้เทคนิคการแสดงภาพและข้อความ มีรายละเอียดดังนี้
       1. คลิกปุ่มมุมมองภาพนิ่ง (Slide View)
       2. คลิกเลือกภาพหรือข้อความที่ต้องการเทคนิคการนำเสนอ
       3. เลือกคำสั่ง นำเสนอภาพนิ่ง>ภาพการเคลื่อนไหวที่ตั้งไว้ล่วงหน้า
       4. เลือกรูปแบบเทคนิคการนำเสนอตามต้องการ 

4. การบันทึกงานนำเสนอข้อมูล

        หลังจากที่ได้สร้างงานนำเสนอจาก AutoContent Wizard หรือจาก Template ให้ทำการบันทึก (Save) งานทุกครั้ง เพื่อความสะดวกในการนำกลับมาแก้ไขภายหลัง

วิธีการบันทึก ทำได้ดังนี้

        1. เลือกคำสั่ง แฟ้ม > บันทึก

        2. เลือกตำแหน่งที่จะใช้เก็บงานนำเสนอ

        3. ตั้งชื่องานนำเสนอ

        4. คลิกปุ่ม “ บันทึก ”

5. วิธีออกจากโปรแกรม PowerPoint2000

ขั้นตอนดังต่อไปนี้

        1.  คลิกปุ่ม กากบาท ด้านขวาบนสุด เพื่อปิดโปรแกรม

        2.  เลือกคำสั่ง แฟ้ม > ปิด หรือ

        3.  ดับเบิ้ลคลิกที่ โปรแกรมไอคอน ซึ่งอยู่ด้านซ้ายบนสุดของโปรแกรม

 

        แต่หากปิด PowerPoint โดยยังไม่ได้ทำการบันทึกไฟล์นั้นก่อน โปรแกรมจะเตือนให้ทำการบันทึกงานที่ค้างไว้ด้วยถ้าต้องการบันทึกให้กดปุ่ม “ ใช่ ”